Hoppa till huvudinnehåll

Checklista - Kommunikation

Effektiv kommunikation under kris är ett lagarbete. Här hittar du vad du ska göra steg för steg.

Svart text = Den som tar emot samtalet
Blå text = Projektledare närområdeskommunikation
Grön text = Redaktionen
Röd text = Kommunikationschef

______________________________

1. Kontaktas vi av media/annan person om en allvarlig händelse

Ställ följande frågor:

  • Vilken redaktion ringer du ifrån?
  • Har du fått informationen från en källa eller är det öppen information? 
  • Vi har inte nåtts av det här ännu så nu behöver jag ta reda på mer
  • Hur kan jag kontakta dig igen?

 

2. Meddela berörd projektledare närområdeskommunikation/redaktion

  • Vad har hänt?
  • När hände det?
  • Var skedde det?
  • Vilka konsekvenser har det fått?
  • Varifrån kommer informationen?

Här hittar du kontaktuppgifter.

 

3. Kontrollera vad som skrivs i press och social media

  • Sammanfatta i ett mejl med länkar och avisera det med sms
  • Skicka till berör projektledare närområdeskommunikation
  • När hände det?
  • Var skedde det?
  • Vilka konsekvenser har det fått

 

4. Informera internt

 

5. Informera Region Stockholms regionledningsförvaltning

 

6. Identifiera berörda parter

  • Entreprenör
  • Trafikförvaltningen
  • SL kundtjänst
  • Fastighetsägare
  • Järfälla
  • Nacka
  • Solna
  • Stockholm
  • Trafikverket
  • Ledningsägare
  • Resenärer
  • Trafikanter
  • Närboende
  • Övriga
     

7. Skriv en första text till webb, Facebook och intranät
OBS! Anpassa texten till respektive kanal

  • 20XX-XX-XX
    Incident vid xxx
    Vi har fått uppgifter om att en incident har inträffat vid xxx. Vi undersöker just nu vad som har hänt och rapporterar här på nyatunnelbanan.sll.se så fort vi har mer information.

    För pressfrågor, kontakta pressansvarig/presstjänsten (välj ett alternativ)

  • Skicka till projektledare närområdeskommunikation för godkännande. Avisera detta med sms.

 

8. Förankra första text

  • Förankra den första nyhetstexten som redaktionen tagit fram med din projektchef
  • Meddela redaktionen eventuella ändringar och ge klartecken för publicering.

 

9. Publicera nyheten

  • Invänta klartecken från projektledare närområdeskommunikation
  • Publicera på webben, Facebook och intranätet.

 

10. Informera SL Kundtjänst och växel

  • Delge SL Kundtjänst informationstexten, vid behov även telefonsamtal till kontaktperson, Sinem Kesim, 076-134 31 68
  • Informera regionens växel 08-737 25 00

 

11. Samla in mer fakta och ta fram en aktivitetsplan

  • Vilka är våra målgrupper internt och externt?
  • Vad ska vi kommunicera?
  • Vilka kanaler ska användas?
  • Vem är talesperson (förslagsvis pressansvarig/kommunikationschef)?
  • När ska det göras?
  • Förankra det hos din projektchef!
  • Meddela redaktionen vad ni beslutat!
     

12. Förbered budskap, allmänna frågor och svar samt extern och intern text.

  • Se till att det finns svar på frågorna: Vad har hänt?, Vilka är konsekvenserna? och Vad gör vi nu?.

  • Skicka över det till projektledare närområdeskommunikation för förankring och godkännande.



13. Fastställ budskap,frågor och svar samt texter med projektchef/enhetschef.

  • Meddela redaktionen att det är okej att publicera enligt plan.



14. Förbered talesperson för intervjuer 

  • Tänk alltid värsta tänkbara frågor
  • Förbered även rena faktafrågor, för att talespersonen ska ha något att hålla i handen under intervjuer. 

 

15. Informera internt

  • Skicka kortfattad information till kommuniktionschefen. Avisera med sms.

 

16. Rapportera till regionledningskontoret

  • Kommunikationsdirektör
  • Central presstjänst

 

17. Uppdatera texter

  • På webben
  • Twittra nyheten
  • På intranätet
  • På Facebook

Styr fortsatt kommunikation till nyatunnelbanan.sll.se i första hand. 
 

18. Analysera läget

  • Ta dig tid till att sätta dig in i vad som faktiskt har hänt för att kunna analysera läget.
  • Hur kommer omvärlden, allmänheten och viktiga externa intressenter (entreprenörer, fastighetsägare...) att reagera? 
  • Meddela redaktionen din analys. 

 

19. Förbered utvecklade budskap och frågor och svar

  • Utgå från analysen du fått av projektledare närområdeskommunikation
  • Formulera budskap, frågor och svar
  • Skicka till projektledare närområdeskommunikation för godkännande

 

20. Fastställ budskap, frågor och svar samt texter med projektchef/enhetschef

  • Meddela redaktionen att det är okej att publicera enligt plan