Hoppa till huvudinnehåll

Checklista - Kommunikation

Effektiv kommunikation under kris är ett lagarbete. Här hittar du vad du ska göra steg för steg.

Blå text = Projektledare närområdeskommunikation
Grön text = Redaktionen
Röd text = Kommunikationschef

______________________________

1. Kontaktar media oss om en allvarlig händelse
Ställ följande frågor:

  • Vilken redaktion ringer du ifrån?
  • Har du fått informationen från en källa eller är det öppen information. Vi har inte nåtts av det här ännu.
  • Nu behöver jag ta reda på mer. Hur kan jag kontakta dig igen?

 

2. Meddela berörd projektledare närområdeskommunikation

 

3. Klargör vad som har hänt

  • Vad har hänt?
  • När hände det?
  • Var skedde det?
  • Vilka konsekvenser har det fått

 

4. Kontrollera vad media skriver

  • Sammanfatta i ett mejl med länkar
  • Skicka till berörd projektledare närområdeskommunikation


5. Informera internt

 

6. Informera Region Stockholms regionledningsförvaltning

 

7. Identifiera berörda parter

  • entreprenörens kommunikatör
  • SL kundtjänst
  • fastighetsägare
  • närboende
  • verksamheter
  • resenärer
  • trafikanter
  • övriga
     

8. Skriv en första text till webb, intranät och webforum

  • 2019-XX-XX
    Olycka vid xxx
    En olycka har inträffat vid xxx. Vi undersöker just nu vad som har hänt och rapporterar här på nyatunnelbanan.sll.se så fort vi har mer information.

    För pressfrågor, kontakta pressansvarig/presstjänsten (välj ett alternativ)

  • Skicka till projektledare närområdeskommunikation för godkännande.

 

9. Förankra första text

  • Förankra den första nyhetstexten som redaktionen tagit fram med din projektchef
  • Meddela redaktionen eventuella ändringar och ge klartecken för publicering.

 

10. Publicera nyheten

  • Invänta klartecken från projektledare närområdeskommunikation
  • Publicera på webben, intranätet och webforum.
     

11. Samla in mer fakta och ta fram en aktivitetsplan

  • Vilka är våra målgrupper?
  • Vad ska vi kommunicera?
  • Vilka kanaler ska användas?
  • Vem är talesperson?
  • När ska det göras?
  • Förankra det hos din projektchef!
  • Meddela redaktionen vad ni beslutat!
     

12. Förbered budskap, allmänna frågor och svar samt extern och intern text.

  • Se till att det finns svar på frågorna: vad har hänt, vilka är konsekvenserna, vad gör vi nu.

  • Skicka över det till projektledare närområdeskommunikation för förankring och godkännande.



13. Fastställ budskap frågor och svar samt texter med projektchef/enhetschef.

  • Meddela redaktionen att det är okej att publicera enligt plan.



14. Förbered talesperson för intervjuer 

  • Tänk alltid värsta tänkbara frågor
  • Förbered även rena faktafrågor, för att talespersonen ska ha något att hålla i handen under intervjuer. 

 

15. Informera internt

  • Skicka kortfattad information till kommuniktionschefen

 

16. Rapportera till regionledningskontoret

  • Kommunikationsdirektör
  • Central presstjänst

 

17. Uppdatera texten

  • På webben
  • Twittra nyheten.
  • På intranätet
  • På Webforum
  • På Facebook

Styr fortsatt kommunikation till nyatunnelbanan.sll.se i första hand. 
 

18. Analysera läget

  • Ta dig tid till att sätta dig in i vad som faktiskt har hänt för att kunna analysera läget.
  • Hur kommer omvärlden, allmänheten och viktiga externa intressenter (entreprenörer, fastighetsägare...) att reagera? 
  • Meddela redaktionen din analys. 

 

19. Förbered utvecklade budskap och frågor och svar

  • Utgå från analysen du fått av projektledare närområdeskommunikation
  • Formulera budskap, frågor och svar
  • Skicka till projektledare närområdeskommunikation för godkännande

 

20. Följ mediebevakningen kring händelsen

  • Sammanställ rapporter till varje avstämning med länkar.
  • Skicka till projektledare närområdeskommunikation.

 

21. Anpassa budskap vid behov

 

22. Uppdatera nyheterna vid behov